E-arved lihtsustavad korteriühistute raamatupidamist
Elektrooniline arve on arve, mis erinevalt traditsioonilisest paberkandjal arvest esitatakse ja saadetakse arve väljastaja poolt digitaalsel kujul. Oluline on märkida, et e-arve ei ole .pdf formaadis arve, mis e-kirja teel saadetakse. E-arved on spetsiaalses struktureeritud formaadis, mis võimaldab nende automaatset töötlemist. See tähendab, et e-arveid saab otse importida ja töödelda raamatupidamistarkvarades ilma manuaalse andmesisestuseta.
Mõnes riigis, sealhulgas Eestis, on avalikus sektoris e-arvete kasutamine juba kohustuslik ning ka paljud ettevõtted ja muud asutused on tänaseks otsustanud võtta kasutusele e-arvete lahenduse. Siiski pole elektroonilised arved mõeldud vaid ettevõtetele ja asutustele – üha enam on kasutusel ka eraisikutele saadetavad e-arved, mis jõuavad tasumiseks otse internetipanka. Nii näiteks liigub pankadesse palju kommunaalarveid, mille esitavad korteriühistud või teenuse osutajad. Kasu on kahepoolne, sest lisaks kiirele ja mugavale tasumisele loovad e-arved väärtust ka korteriühistutele.
Mida teha, et kasutada e-arveid?
Selleks, et korteriühistu saaks hakata vastu võtma e-arveid, peab ühistul esmalt olema pangaga sõlmitud e-arve edastamise leping. Seejärel on igal korteriomanikul võimalik juba läbi internetipanga tellida igakuised arved (nt kommunaalarved) e-arvetena otse internetipanka. Laekunud arveid näeb internetipangas ning nende tasumine on lihtne ja mugav. Kui reeglina tuleb arve tasumisel sisestada arvenumber, summa ning kontonumber, siis e-arvete puhul on makse alustamisel maksekorraldus juba arve andmetega eeltäidetud.
Regulaarseid e-arveid (nt kindlustus, kommunaalteenused või internetiühendus) on võimalik tasuda ka püsimaksete alusel – kontolt tehakse igakuine makse automaatselt. Internetipanka saabub teavitus iga kord, kui on saabunud uus e-arve, uute e-arvete teavitused on võimalik tellida ka mobiilirakendusse või SMS-i teel.
Püsimakse teenusega on arved alati õigel ajal makstud ning pole tarvis kulutada aega rekvisiitide otsimisele ja maksevormide täitmisele. Samuti on püsimaksete puhul võimalik määrata, kas pank teeb makse arve maksetähtpäeval, arve panka saabumise päeval või mistahes soovitud kuupäeval. Arveid saab maksta ka osaliselt, kui kontol ei ole näiteks piisavalt vahendeid, samuti on võimalik määrata kuulimiit.
Kasulik nii korteriühistule kui ka korteriomanikule
E-arved pole kasulikud ja mugavad mitte ainult nende saajale ehk tasujale, vaid ka arve väljastajale. Korteriühistud, kus arved on regulaarsed ja korteriomanikke palju, annavad e-arved võimaluse efektiivsuseks ning kulude vähendamiseks. Mõned peamised eelised:
• Kiirem ja lihtsam arveldusprotsess – e-arved liiguvad kiiresti ja turvaliselt, mis aitab tagada, et arved jõuavad õigel ajal õigesse kohta. See omakorda aitab vähendada hilinemist arvete tasumisel.
• Lihtne jälgimine ja aruandlus – elektrooniliste arvete kasutamine muudab arvelduste jälgimise ja aruandluse lihtsamaks ning täpsemaks. Kõik arved on digitaalses vormis kergesti kättesaadavad ja arhiveeritavad. Reeglina säilitab pank arveid vähemalt 12 kuud, seega leiab need vajadusel internetipangast.
• Turvalisus – elektroonilisi arveid on võimalik krüpteerida ja kaitsta volitamata juurdepääsu eest. Lisaks on neid lihtsam säilitada ja varundada. E-arved võimaldavad paremat ülevaadet ja kontrolli korteriühistu finantside üle. See aitab vältida pettusi ja tagab, et kõik maksed on õigel ajal tehtud ja korrektselt dokumenteeritud.
• Automatiseeritud raamatupidamine – e-arved võimaldavad korteriühistul integreerida raamatupidamistarkvara ja arveldussüsteemid, mis vähendab käsitsi andmete sisestamise vajadust ning vähendab vigade tekkimise riski.
Millest alustada?
E-arveid saab tellida teenusepakkujate ja korteriühistute käest, kes annavad oma klientidele võimaluse makseinfot e-arve kujul saada. Seega peab selleks valmidus ja võimekus olema ka arve esitajal. Esimeseks eelduseks e-arvete saamisel ja saatmisel on, et korteriühistul oleks kehtiv e-arvete edastamise leping. Tasub uurida, võibolla on see leping juba olemas ning piisab vaid e-arve tellimisest. E-arveid saab tellida internetipangas, valides soovitud ettevõtte/korteriühistu nime või registrikoodi järgi, kiirema ja täpsema tulemuse annab reeglina otsing registrikoodi järgi. Kui soovitud ettevõte või korteriühistu kuvatakse, on e-arvete tellimine järelikult võimalik. Esimene e-arve saadetakse järgmisel arve väljastamise kuul ning edaspidi hakkavad need sinna laekuma regulaarselt.
4 sammu e-arveni:
1) veendu, et KÜ on sõlminud lepingu pangaga;
2) sõlmi pangaga e-arve edastamise leping;
3) telli igakuised kommunaalarved e-arvena internetipanka;
4) tasu eeltäidetud andmetega maksekorraldus või soovi korral telli püsimakse.
Riho Treumuth
SEB ärikliendi müügijuht
Lisainfo:
Katre Kärner
kommunikatsioonijuht
ärikliendi valdkond
SEB Pank
Telefon +372 5560 9962
Tornimäe 2, 15010 Tallinn
katre.karner@seb.ee
www.seb.ee
